Специалист по управлению и контролю поручений

Участие на этапе подготовки проектов решений

• Анализировать формулировки поручений, включенных в проекты решений, обеспечивая их четкость, а также определение ответственных лиц, сроков исполнения, ожидаемых результатов и критериев закрытия.
• Выявлять неполные или неоднозначные формулировки и во взаимодействии с подразделениями, подготавливающими проекты решений, Секретарем Правления, секретарями заседаний и другими ответственными лицами предлагать меры по их уточнению.

Регистрация поручений и управление данными

• Обеспечивать централизованную и своевременную регистрацию действий, вытекающих из решений Правления, поручений Председателя Правления, Руководителя аппарата и других определенных руководителей, а также иных поручений, выданных Руководителем аппарата в рамках его полномочий.
• Проверять соответствие зарегистрированных данных окончательно принятым решениям, обеспечивать их полноту, точность и актуальность.
• Взаимодействовать с секретарями заседаний с целью обеспечения надлежащей передачи и регистрации поручений, сформированных по итогам заседаний.

Контроль исполнения поручений и эскалация

• Контролировать ход исполнения поручений и соблюдение установленных сроков, запрашивать у ответственных лиц соответствующую информацию и направлять напоминания.
• В соответствии с установленным порядком эскалации выносить на соответствующий уровень рассмотрения просроченные поручения, поручения с высоким уровнем риска или недостаточным обоснованием.
• Проверять наличие информации и подтверждающих документов, необходимых для закрытия поручений, выявлять повторяющиеся задержки и препятствия в исполнении, информировать об этом соответствующих руководителей.

Отчетность и совершенствование процессов

• Подготавливать ежемесячные, ежеквартальные, а также при необходимости внеплановые отчеты по принципу управления исключениями (exception-based reporting) о ходе исполнения поручений, просрочках и тенденциях в их исполнении.
• Обеспечивать ведение единого и достоверного источника информации по управлению поручениями.
• Выявлять и объединять повторяющиеся или взаимосвязанные поручения, предлагать меры по совершенствованию управления данными, автоматизации рабочих процессов и ключевых показателей эффективности (KPI), способствуя снижению рисков, связанных с просроченными поручениями и поручениями, оставшимися вне надлежащего контроля.

• Высшее образование.
• Опыт работы не менее 2 лет в сфере банковских операций, офиса управления проектами (PMO), контроля или административного управления.
• Хорошее знание Excel, навыки подготовки отчетности и работы с системами электронного документооборота (EDMS).
• Высокая внимательность к деталям, последовательность и хорошие коммуникативные навыки.
• Хорошее владение русским и английским языками.